1. Der afholdes 4 bestyrelsesmøder pr. regnskabsperiode. De afholdes typisk online via Google Hangouts, Microsoft Skype, Messenger videochat e.lign.
  2. I forbindelse med første ordinære bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen aftales datoer for og forventede temaer på de 4 møder inklusive, hvem der er ansvarlig for hvilke temaer. Formanden og sekretæren er ansvarlige for udkastet til planen, som bestyrelsen diskuterer og godkender senest 1 måned efter generalforsamlingen.
  3. Bestyrelsen skal ligeledes drøfte og eventuelt ændre i nærværende forretningsorden for bestyrelsens arbejde. Bestyrelsens opgavefordeling er anført her. Opgaverne skal fordeles hurtigst muligt efter bestyrelsens konstituering.
  4. Sekretæren er ansvarlig for udsendelse af forslag til dagsorden senest 14 dage inden et bestyrelsesmøde. Bestyrelsen skal hurtigt herefter kommentere og godkende forslaget. Samtlige tunge emner bør være dækket af skriftlige oplæg.
  5. Formanden og sekretæren er ansvarlige for indkaldelse og gennemførelse af generalforsamlingen i henhold til Klub 100 Marathon Danmarks vedtægter. Formandens beretning skal være kommenteret og godkendt af bestyrelsen på et bestyrelsesmøde i god tid inden generalforsamlingen.
  6. Næstformanden overtager formandens opgaver i formandens fravær i perioder op til 3 måneder. Ved længere fravær vælges en ny formand.
  7. Sekretæren skriver referat af bestyrelsesmøder og generalforsamling. Senest 1 uge efter møderne sendes referatet til kommentering i bestyrelsen. Senest 14 dage efter møderne udsendes endeligt, godkendt referat.
  8. Kassereren sikrer, at der til generalforsamlingen kan indstilles et årsregnskab til godkendelse. Regnskabet skal være revideret af klubbens revisor. Planen for årsregnskabsprocessen koordineres med formanden i forbindelse forberedelse af generalforsamlingen.
  9. Kassereren er ansvarlig for at udarbejde et budget og forslag til medlemskontingent for det kommende regnskabsår. Budget og kontingent skal være indstillet til og godkendt af bestyrelsen, så det kan udsendes med generalforsamlingsmaterialet – jf. vedtægterne.
  10. Kassereren giver på hvert bestyrelsesmøde en status på foreningens økonomi og væsentlige indtægter og udgifter siden forrige bestyrelsesmøde. Klubbens økonomi holdes op imod det budget, som er godkendt på den seneste generalforsamling.
  11. Alle afstemninger i bestyrelsen afgøres ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
  12. Ud over de faste opgaver, der påhviler formand, næstformand, sekretær og kasserer, som beskrevet i punkterne 2-10 og i vedtægterne, skal bestyrelsen varetage følgende opgaver:
    1. Rabataftaler med inden- og udenlandske løbsarrangementer
    2. Rabataftaler med øvrige samarbejdsarbejder – f.eks. tøj, sko og andet løbeudstyr
    3. Kontakt til leverandører af diverse merchandise – f.eks. bannere, klistermærker, medaljer
    4. Hjemmeside
    5. Markering af jubilarer
    6. Gennemgang af oplysninger fra medlemmer, som kvalificerer sig til boblerlisten og til optagelse i Klub 100 Marathon Danmark
    7. Sociale medier
    8. Besvarelser af henvendelser fra medlemmer og andre
    9. Repræsentere Klub 100 Marathon Danmark generelt
  13. Ved eksterne henvendelser til bestyrelsen om fortolkning af og synspunkter på vedtægter, løbskriterier m.v. skal hele bestyrelsen altid involveres, inden der afsendes et formelt svar. Generelt skal bestyrelsen altid inddrages i sager, som kunne have eller kunne føre til offentlig interesse. Eventuelle modparter i sager skal instrueres i ikke at omtale dialogen med bestyrelsen, før der foreligger en eventuel afgørelse. Modparter opfordres således til ikke at føre deres sager på sociale medier.

Alle dokumenter, som behandles i bestyrelsesregi, skal være tilgængelige for alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter via teammappen i Klub 100 Marathon Danmarks Dropbox Pro.

 

Opdateret den 1. januar 2020